Eenvoudig en voor iedereen leesbaar: opmerkingen toevoegen aan een PDF

Geef je correcties op een eenvoudige manier aan in een PDF
"Stop! Niet die pdf van het plan van aanpak printen en je pen pakken om zinnen en woorden te corrigeren! Dat kan handiger."

'How to' van Tanja van den Berg

30 maart 2020

Tip 10 van onze '25 tips voor een winnend plan van aanpak' is: 'Houd je wijzigingen bij in PDF'. Voor ons vormgevers mag die tip zelfs in de top 5 in plaats van op nummer tien.  Waarom? Omdat we vormgevers zijn en geen experts in het ontcijferen van hiërogliefen ;-). Wat ik daarmee bedoel, leg ik hieronder uit, maar eerst in het kort iets over het pdf-bestand.

Want nadat we de tekst van onze tekstschrijvers krijgen en die vormgeven tot een prettig ogend plan van aanpak, exporteren wij het opgemaakte document naar een pdf-bestand (die afkorting staat voor portable document format).

Het mooie van een pdf is dat het een universeel bestandsformaat is. Iedereen, ongeacht het platform/besturingsysteem waarmee je werkt, ziet dus dezelfde lettertypen, afbeeldingen en vormgeving op beeldscherm en print. 

Handig bestandsformaat dus. 

Software-ontwikkelaar Adobe bracht de eerste Acrobat Reader in 1993 uit. Daarmee kan elke computergebruiker pdf-bestanden openen, lezen en aanpassen (dit laatste werkt overigens niet als de pdf vergrendeld is door de maker). 

En wat wij op de studio de mooiste functie van Acrobat vinden? De functie waarmee je opmerkingen kunt aangeven in de pdf. 

Niet meer tobben met onleesbare, handgeschreven correcties.

Stap voor stap opmerkingen plaatsen in een PDF

Stop! Niet die pdf van het plan van aanpak printen en je pen pakken om zinnen en woorden te corrigeren! Dat kan milieuvriendelijker en vooral handiger.

Want met het opmerkingengereedschap in Acrobat Reader kan je in een pdf tekstcorrecties aangeven die voor iedereen leesbaar en te traceren zijn. En ze zijn daardoor ook gemakkelijk over te nemen.

Je kan ervoor kiezen om een stuk tekst te highlighten alsof je een markeerstift gebruikt en daar een opmerking aan vast hangen. Of je gebruikt de tool 'tekstdoorhaling' om een stuk tekst te markeren waarvoor je een vervangende tekst typt.

Hoe je dat precies doet? We nemen je mee door het opmerkingengereedschap.

het opmerkingengereedschap in Acrobat Reader
01
Open je pdf

Open het pdf-bestand waarin je opmerkingen wilt plaatsen in Acrobat Reader. 

2
Zoek het gereedschap 'Opmerking'

In de menubalk vind je onder Beeld > Gereedschappen > Opmerking > Openen. Nu verschijnt het gereedschappenpalet van Opmerking (zie de afbeelding hierboven).

3
Kies een passende tool

In het gereedschappenpalet heb je verschillende opties om je opmerking aan te geven. Wij kiezen nu voor 'Tekst markeren' en die werken we hier voor je uit.

Opmerkinggereedschap in Acrobat Reader: highlighter
4
Markeer de tekst

Nadat je 'Tekst markeren' gekozen hebt, verandert je muis in een markeerstift en markeer je de tekst waar je iets over wilt zeggen.

5
Opmerking aangeven

Zodra je een stuk tekst gehighlight hebt, verschijnt er in de werkbalk rechts een opmerkingenveld. Hierin typ je je opmerking of aanvulling op de tekst.

6
Sla de pdf op

Is de opmerking volledig? Klik dan op Verzenden onder je opmerking en sla het pdf-bestand op om de opmerking vast te leggen. Je kan nu doorgaan met andere opmerkingen aangeven of de pdf sluiten.

Notitie toevoegen in Acrobat Reader

Andere tools

We hebben 'Tekst markeren' voor je uitgeschreven. 'Tekst onderstrepen' en 'Tekst doorhalen' werken vrijwel identiek. Deze gereedschappen hebben onze voorkeur, omdat je hiermee heel precies de locatie van de opmerking of correctie aan kunt geven.

De tekstballon 'Notitie toevoegen' is daarvoor te algemeen, omdat je niet duidelijk kunt zien in welke zin(nen) je een aanpassing wilt zien.
Deze tool is wel handig als je een opmerking wilt plaatsen over de hele pagina of over een illustratie of foto.

Van 'Tekst invoegen bij cursor' zijn we ook niet zo'n fan, omdat tekst dan vaak over de bestaande opmaak loopt en dat maakt jouw toevoeging slechter leesbaar.

Samenwerken in een pdf-proef

Misschien is het je opgevallen dat boven het opmerkingentekstveld je eigen naam staat (in het voorbeeld hierboven zie je cpmac01 staan).

Hiermee is het voor je tenderteamleden en andere meelezers duidelijk wie opmerkingen geplaatst heeft. En zo is Acrobat Reader dus ook te gebruiken als een (interne) reviewtool, omdat je binnen het opmerkingenveld op elkaar kunt reageren.

Adobe heeft hier ook een online reviewoplossing voor en daar lees je meer over op hun website.

Van onze kant kunnen we opmerkingen meesturen in een pdf-proef, met bijvoorbeeld onze onderbouwing voor vormgevingskeuzes of een vraag over ontbrekende input. 

Wij lopen tenslotte alle opmerkingen na en vinken af welke we verwerkt hebben. Zo weten we zeker dat we alles verwerken.

Eindresultaat: wij leveren snel en eenvoudig het gecorrigeerde document voor inschrijving aan je op.

In het kort

Installeer Acrobat Reader en corrigeer, vul aan en plaats opmerkingen in elke pdf.

Kom je er toch niet uit? Kijk op de website van Adobe voor meer uitleg over de Reader of neem contact met ons op.

Fotografie: ConQuest