25 tips voor een winnend plan van aanpak!

Ook al vallen leidraden niet in de categorie ‘heerlijk voor op de bank tijdens een knusse winteravond’, toch is het belangrijk dat je alle stukken goed doorleest. In de leidraad of aanvullende documenten kunnen addertjes onder het gras zitten die je niet ziet, als je niet alle stukken leest. Maak ook aantekeningen waar nodig.  

Lang leve de braakneiging-clichés, maar daarom niet minder waar.
Als het plan het toelaat, vervang dan je tekst door een afbeelding die in één oogopslag alles uitlegt. Of door een Infographic. Het werkt.

De éne opdrachtgever is de andere niet. Maak je teksten project-specifiek en laat zien dat je de uitvraag hebt begrepen. Kopiëren en plakken uit eerder werk of, erger nog, werk van anderen, is een no-go.

Zoals eerder gezegd. Bezoek je omgeving en weet wat er speelt. Speel daarna met wat je weet.

Deze tip sluit aan op tip 4. Vaak kom je pas achter dingen als je met mensen praat. Doe dat dan ook. Praat met zoveel mogelijk mensen in, en uit de omgeving. Zie jezelf als een journalist en probeer de onderste steen boven te krijgen.

Wat een geweldig cliché is dit ook! Maar oh zo relevant! Leg je technische verhaal zo simpel mogelijk uit. Als de buurman het snapt, snapt de opdrachtgever het ook. (Ga nu door naar tip 7, waarin we deze tip op ongeëvenaarde wijze onderuithalen).

‘Was dat niet andersom?’, hoor ik je vragen. Nee dus.
Kies niet voor de gemakkelijke oplossing. Vooral niet in de techniek of uitvoering. Laat zien dat je alle mogelijkheden hebt overwogen en niet per definitie voor de makkelijkste weg hebt gekozen. Soms zijn ingewikkelde oplossingen de beste oplossing. Helaas. Het is zo.

Polderoverleg is goed en leuk, maar zorg wel dat er iemand in je team zit die knopen doorhakt. Geef iemand het mandaat om beslissingen te nemen.

In lijn met de vorige tip. De laatste die leest, beslist over de inhoud. Zo voorkom je oneindige discussies.

Het is 2020, en in 2020 beschikken de meeste bedrijven over pc’s, (een soort grote rekenmachines met een beeldscherm), met daarop Adobe Acrobat Reader geïnstalleerd. Niet verder vertellen, maar nu schijnt er dus een functie in dat programma te zitten, waarmee je wijzigingen in de tekst heel makkelijk kunt bijhouden. Je hoeft je teksten dus niet meer uit te printen en de wijzingen met pen op je A4’tje te kalken. Daarmee voorkom je ‘ontstemming’ bij je tekstschrijvers, met als resultaat dat ze vanaf nu altijd koffie voor je gaan halen. Dat scheelt je ook weer een hoop slap gezwatel bij de koffieautomaat.
De moraal van deze tip: lees dit en installeer dit. Chill.

Niemand houdt van vage praatjes, ook opdrachtgevers niet. Wees in je plan van aanpak dus stellig en concreet maar bovenal SMART. Dus niet: ‘onze voorkeur ligt bij het aanleggen van een rotonde in het eerste kwartaal’ maar: ‘Op 1 maart starten we met de aanleg van een rotonde ter hoogte van de Tulpenstraat’. Je snapt ‘m.

Aantoonbaar goed zijn in wat je doet scoort altijd. Vraag referenties op en voer kwaliteits- en tevredenheidsmetingen uit tijdens de werkzaamheden.

Met een TOM laat je zien welke keuze je hebt gemaakt op grond van duidelijke beoordelingscriteria. Iedere keuze krijgt een score, zodat een opdrachtgever snel ziet wat de meest gunstige oplossing is.

In het basisdocument leg je de structuur van de tekst/plan vast. Daardoor zie je geen onderwerpen over het hoofd. Het geeft je een houvast in het beginstadium van je tekst.

Zoveel mensen, zoveel meningen. Met grote groepen ben je tijdens overleggen meer tijd kwijt aan discussies over maatregelen dan aan het toevoegen van deze maatregelen aan je plan. Tunnelvisie voorkomen is goed, maar dit doe je door je plan te laten reviewen - niet door met zoveel mogelijk mensen tegelijkertijd te overleggen.

Maak er een gewoonte van om per tender, of per een aantal tenders, het aanbestedingstraject intern te evalueren. Wat ging er goed bij jullie inschrijving(en) en wat kan een volgende keer beter? Zo doe je kennis op voor toekomstige aanbestedingen.

Had je maatregelen bedacht die onderweg zijn gesneuveld, maar bij nader inzien toch bruikbaar zijn? Zonde om deze weer opnieuw te moeten bedenken als je ze ook kunt overnemen uit een vorige versie! Maar vergeet tip 3 niet. Dus niet zomaar kopiëren en plakken!

Maak zo slim mogelijk gebruik van de beschikbare ruimte die je hebt om je maatregelen te onderbouwen. Een goede vormgever kan je daarbij helpen!

Deze sluit aan op de vorige tip. Met een professioneel vormgegeven plan maak je een betere indruk. Maak dus gebruik van een goede vormgever of DTP-er. Wij kunnen je daar eventueel bij helpen.

Niets zo slecht als een plan van aanpak vol met taal- en spellingsfouten. Doe dus een laatste correctieronde voordat je je plan indient.

Als je langere tijd aan een plan schrijft, loop je het gevaar ‘blind’ te worden voor je eigen taalfouten en grammaticale missers. Laat je plan daarom door iemand anders lezen. Bij voorkeur iemand van een andere afdeling die niet betrokken is bij de tender. De zus van je schoonbroer mag ook.

Deze is voor de hand liggend, maar toch zien we nog erg vaak teksten die niet lekker lezen. Schrijf dus altijd in de actieve vorm. Hier lees je hoe.

Het schrijven van een plan van aanpak is een intensief karwei dat veel van je organisatie vraagt. Als je van plan bent op meerdere aanbestedingen in te schrijven, zorg er dan voor dat je meerdere tenderteams hebt. Hiermee voorkom je overbelasting van je mensen.

Zijn er vragen of onduidelijkheden in de uitvraag? Maak gebruik van de officiële vragenronde die door de opdrachtgever is georganiseerd. Zijn de antwoorden niet duidelijk? Vraag dan door.

In tip 16 raadden we je aan intern te evalueren. Doe dit ook met je opdrachtgever, het liefst voordat de uitslag van de aanbesteding bekend is. Hiermee kun je de zaken op een open en neutrale manier beoordelen.