25 tips voor een winnend plan van aanpak!

25 tendertips (beeld: Claudio Schwarz Purzlbaum @Unsplash)
"Hoe voorkom je dat je veel tijd besteedt aan een plan van aanpak dat de plank volledig misslaat?"

Een blog van Leon Fassbender

17 maart 2020

Het schrijven van een plan van aanpak voor een aanbesteding is lastig. Helemaal als je het niet vaak doet. Een uitvraag of leidraad van een aanbestedende dienst staat vaak vol met ambtelijke taal, eisen, voorwaarden en verplichtingen.

Daarnaast zijn leidraden in veel gevallen ook nog eens aan het papier toevertrouwd door mensen die, hoe zal ik het zeggen, waarschijnlijk niet ‘best in class’ waren bij de cursus creatief schrijven.

In zo’n labyrint van warrige, en soms tegenstrijdige, tekst is het voor veel aannemers moeilijk om te bepalen waarover ze moeten schrijven. ‘Wat willen ze nu eigenlijk?’, is een vraag die wij vaak horen van onze klanten.

Want hoe weet je nu of je de uitvraag van de aanbestedende dienst snapt? En hoe voorkom je dat je veel tijd besteedt aan een plan van aanpak dat de spreekwoordelijke plank volledig misslaat? Een goed plan van aanpak is al gauw een investering van enkele duizenden of tienduizenden euro’s.

Dan wil je als inschrijver risico’s dus zoveel mogelijk uitsluiten. Dat doe je door jezelf de volgende vragen te stellen.

Wat wil de opdrachtgever?

Bij het schrijven van een plan van aanpak is het belangrijk de uitvraag van de opdrachtgever te doorgronden en daarbij, voordat je begint met schrijven, te begrijpen wat een opdrachtgever wil.

De beste manier om daarachter te komen is door je af te vragen wat de opdrachtgever juist niet wil.
 
Raar maar waar.

Wat wil de opdrachtgever dat er niet gebeurt?

In veel EMVI- en BLVC-uitvragen word jij als aannemer gevraagd te komen met beheersmaatregelen voor ongewenste gebeurtenissen. Gebeurtenissen die de opdrachtgever koste wat kost wil voorkomen.

Een voorbeeld: In de uitvraag voor de renovatie van een winkelstraat vraagt de opdrachtgever om met maatregelen te komen om de doorgang voor bezorg- en ophaaldiensten te garanderen. Parallel aan de winkelstraat zitten namelijk een apotheek en bloedbank die gedeeltelijk via de winkelstraat bereikbaar zijn.
 
De opdrachtgever vraagt dus om de winkelstraat bereikbaar te houden voor bezorg- en ophaaldiensten, maar wat hij eigenlijk wil, is dat klanten en personeel van de apotheek en bloedbank niet gaan klagen omdat zij hun leveringen niet meer kunnen afleveren/ophalen.
 
De aanbestedende dienst wil dus geen gedoe met klagende burgers.
 
Jouw beheersmaatregel moet dus een antwoord zijn op de vraag: ‘hoe zorg je ervoor dat de apotheek en bloedbank bereikbaar blijven, en dat mensen niet gaan klagen?’.
 
Dat noemen we in ConQuest-jargon ‘de vraag achter de vraag’.
 
Op basis van dit soort vragen kun je heldere en doeltreffende beheersmaatregelen treffen.

kapstok(tekst) (beeld: Suad Kamardeen @unsplash)
Tip #14: Begin altijd met een basisdocument ('kapstoktekst'). Daardoor zie je geen onderwerpen over het hoofd.

Omgevingsonderzoek

Om erachter te komen wat de juiste beheersmaatregelen zijn, is het verstandig om een omgevingsonderzoek uit te voeren, voordat je in de pen klimt.

 Een omgevingsonderzoek is niets meer dan de omgeving van de uitvraag te analyseren via Google maps en met belangrijke stakeholders in dat gebied in gesprek te gaan.
 
Bij ConQuest combineren we vaak deskresearch met een fysiek bezoek aan de omgeving. Alleen zo weet je wat er speelt en kun je de juiste (kritische) vragen stellen voor je plan.

25 tendertip op een rij (beeld: Mel Poole @Unsplash)

Onze 25 tips voor een winnend plan van aanpak

Hierboven heb ik al kort wat tips gedeeld voor het schrijven van een winnend plan van aanpak, maar er is natuurlijk meer!

In het kader van ons 25-jarig bestaan geven we je hieronder 25 onmisbare tips om van ieder plan van aanpak een succes te maken.

Maak gebruik van deze tips en deel ze met je tenderteam!  Je zult zien dat het schrijven van een plan van aanpak ineens een stuk makkelijker wordt.
En wie wil dat nou niet?!

Let’s go!

01

Lees alle stukken

Ook al vallen leidraden niet in de categorie ‘heerlijk voor op de bank tijdens een knusse winteravond’, toch is het belangrijk dat je alle stukken goed doorleest. In de leidraad of aanvullende documenten kunnen addertjes onder het gras zitten die je niet ziet, als je niet alle stukken leest. Maak ook aantekeningen waar nodig.  

2

A picture speaks a thousand words

Lang leve de braakneiging-clichés, maar daarom niet minder waar.
Als het plan het toelaat, vervang dan je tekst door een afbeelding die in één oogopslag alles uitlegt. Of door een Infographic. Het werkt.

3

Kopiëren en plakken uit eerder werk? Niet doen!

De éne opdrachtgever is de andere niet. Maak je teksten project-specifiek en laat zien dat je de uitvraag hebt begrepen. Kopiëren en plakken uit eerder werk of, erger nog, werk van anderen, is een no-go.

4

Bezoek de omgeving

Zoals eerder gezegd. Bezoek je omgeving en weet wat er speelt. Speel daarna met wat je weet.

5

Leg contact met je stakeholders

Deze tip sluit aan op tip 4. Vaak kom je pas achter dingen als je met mensen praat. Doe dat dan ook. Praat met zoveel mogelijk mensen in, en uit de omgeving. Zie jezelf als een journalist en probeer de onderste steen boven te krijgen.

6

Keep it stupid simple

Wat een geweldig cliché is dit ook! Maar oh zo relevant! Leg je technische verhaal zo simpel mogelijk uit. Als de buurman het snapt, snapt de opdrachtgever het ook. (Ga nu door naar tip 7, waarin we deze tip op ongeëvenaarde wijze onderuithalen).

7

Doe moeilijk waar het makkelijk kan

‘Was dat niet andersom?’, hoor ik je vragen. Nee dus.
Kies niet voor de gemakkelijke oplossing. Vooral niet in de techniek of uitvoering. Laat zien dat je alle mogelijkheden hebt overwogen en niet per definitie voor de makkelijkste weg hebt gekozen. Soms zijn ingewikkelde oplossingen de beste oplossing. Helaas. Het is zo.

Zet iemand met mandaat in je tenderteam

Polderoverleg is goed en leuk, maar zorg wel dat er iemand in je team zit die knopen doorhakt. Geef iemand het mandaat om beslissingen te nemen.

Houd je wijzigingen bij in PDF

Het is 2020, en in 2020 beschikken de meeste bedrijven over pc’s, (een soort grote rekenmachines met een beeldscherm), met daarop Adobe Acrobat Reader geïnstalleerd. Niet verder vertellen, maar nu schijnt er dus een functie in dat programma te zitten, waarmee je wijzigingen in de tekst heel makkelijk kunt bijhouden. Je hoeft je teksten dus niet meer uit te printen en de wijzingen met pen op je A4’tje te kalken. Daarmee voorkom je ‘ontstemming’ bij je tekstschrijvers, met als resultaat dat ze vanaf nu altijd koffie voor je gaan halen. Dat scheelt je ook weer een hoop slap gezwatel bij de koffieautomaat.
De moraal van deze tip: lees dit en installeer dit. Chill.

Durf beloften te doen

Niemand houdt van vage praatjes, ook opdrachtgevers niet. Wees in je plan van aanpak dus stellig en concreet maar bovenal SMART. Dus niet: ‘onze voorkeur ligt bij het aanleggen van een rotonde in het eerste kwartaal’ maar: ‘Op 1 maart starten we met de aanleg van een rotonde ter hoogte van de Tulpenstraat’. Je snapt ‘m.

Heb je KPI’s op orde

Aantoonbaar goed zijn in wat je doet scoort altijd. Vraag referenties op en voer kwaliteits- en tevredenheidsmetingen uit tijdens de werkzaamheden.

Keuzes onderbouwen? Maak een Trade off matrix (TOM).

Met een TOM laat je zien welke keuze je hebt gemaakt op grond van duidelijke beoordelingscriteria. Iedere keuze krijgt een score, zodat een opdrachtgever snel ziet wat de meest gunstige oplossing is.

Begin altijd met een basisdocument ('kapstoktekst')

In het basisdocument leg je de structuur van de tekst/plan vast. Daardoor zie je geen onderwerpen over het hoofd. Het geeft je een houvast in het beginstadium van je tekst.

Houd tendermeetings in kleine kring

Zoveel mensen, zoveel meningen. Met grote groepen ben je tijdens overleggen meer tijd kwijt aan discussies over maatregelen dan aan het toevoegen van deze maatregelen aan je plan. Tunnelvisie voorkomen is goed, maar dit doe je door je plan te laten reviewen - niet door met zoveel mogelijk mensen tegelijkertijd te overleggen.

Evalueer het aanbestedingstraject

Maak er een gewoonte van om per tender, of per een aantal tenders, het aanbestedingstraject intern te evalueren. Wat ging er goed bij jullie inschrijving(en) en wat kan een volgende keer beter? Zo doe je kennis op voor toekomstige aanbestedingen.

Bewaar oudere versies van je plan

Had je maatregelen bedacht die onderweg zijn gesneuveld, maar bij nader inzien toch bruikbaar zijn? Zonde om deze weer opnieuw te moeten bedenken als je ze ook kunt overnemen uit een vorige versie! Maar vergeet tip 3 niet. Dus niet zomaar kopiëren en plakken!

Gebruik de ruimte die je hebt

Maak zo slim mogelijk gebruik van de beschikbare ruimte die je hebt om je maatregelen te onderbouwen. Een goede vormgever kan je daarbij helpen!

Maak gebruik van een goede vormgever

Deze sluit aan op de vorige tip. Met een professioneel vormgegeven plan maak je een betere indruk. Maak dus gebruik van een goede vormgever of DTP-er. Wij kunnen je daar eventueel bij helpen.

Doe een redactieslag op taal- en spellingsfouten

Niets zo slecht als een plan van aanpak vol met taal- en spellingsfouten. Doe dus een laatste correctieronde voordat je je plan indient.

Laat je plan lezen door iemand die er geen verstand van heeft

Als je langere tijd aan een plan schrijft, loop je het gevaar ‘blind’ te worden voor je eigen taalfouten en grammaticale missers. Laat je plan daarom door iemand anders lezen. Bij voorkeur iemand van een andere afdeling die niet betrokken is bij de tender. De zus van je schoonbroer mag ook.

Schrijf actief!

Deze is voor de hand liggend, maar toch zien we nog erg vaak teksten die niet lekker lezen. Schrijf dus altijd in de actieve vorm. Hier lees je hoe.

Zorg voor meer dan één tenderteam binnen je organisatie

Het schrijven van een plan van aanpak is een intensief karwei dat veel van je organisatie vraagt. Als je van plan bent op meerdere aanbestedingen in te schrijven, zorg er dan voor dat je meerdere tenderteams hebt. Hiermee voorkom je overbelasting van je mensen.

Maak gebruik van de vragenronde

Zijn er vragen of onduidelijkheden in de uitvraag? Maak gebruik van de officiële vragenronde die door de opdrachtgever is georganiseerd. Zijn de antwoorden niet duidelijk? Vraag dan door.

Doe een evaluatie met je opdrachtgever voordat de uitslag bekend is

In tip 16 raadden we je aan intern te evalueren. Doe dit ook met je opdrachtgever, het liefst voordat de uitslag van de aanbesteding bekend is. Hiermee kun je de zaken op een open en neutrale manier beoordelen.

Wat zijn jouw tips?

Bij ConQuest schrijven we gemiddeld 75 plannen van aanpak per jaar, maar ook wij kunnen nog leren!  Daarom zijn we erg benieuwd naar jouw tendertips!

Welke tips zijn we vergeten?
Wat vind jij belangrijk bij het schrijven van een plan van aanpak?
Hoe pakt jouw organisatie zoiets aan?

Laat het ons weten!

Of lees lekker verder op ons blog, bijvoorbeeld over hoe wij ook brand identiteiten creëren.

Fotografie: Claudio Schwarz Purzlbaum, Mel Poole en Suad Kamardeen @Unsplash